Datenschutzerklärung KIU Cockpit

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

KIU Cockpit ist ein Produkt der IQ-ME GmbH (nachfolgend „wir“). Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Daten, die wir in eigener Verantwortung verarbeiten (siehe „Wer wofür verantwortlich ist“), ist:

Telefon: +49 (0) 221/310637-10
E-Mail: kontakt@iq-me.de

Geschäftsführer: Heinz Ingensiep

Unseren Datenschutzbeauftragten, Tim Ingensiep, erreichen Sie unter kontakt@iq-me.de.

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Anwendung KIU Cockpit unter app.kiu-cockpit.com einschließlich der Adressen, unter denen die einzelnen Organisationen arbeiten. Für die Informationsseite kiu-cockpit.com gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Wer wofür verantwortlich ist

KIU Cockpit ist eine Plattform für Unternehmen. Welche Inhalte eine Organisation in das Cockpit eingibt, hochlädt oder mit KI-Funktionen verarbeiten lässt, entscheidet allein diese Organisation. Für diese Inhalte (Use Cases, Unternehmensprofil, Dokumente, Freitexte und alle übrigen Fachdaten) ist die jeweilige Organisation Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sie legt die Rechtsgrundlage fest, informiert betroffene Personen und bestimmt, was gespeichert und gelöscht wird.

Wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich, um den Dienst technisch bereitzustellen, und nur nach Weisung der Organisation. Insoweit sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der Organisation. Wir nutzen diese Inhalte nicht für eigene Zwecke.

In eigener Verantwortung verarbeiten wir dagegen die Daten, die für Betrieb, Kontoverwaltung, Vertrag, Sicherheit und gesetzliche Pflichten nötig sind, also vor allem Konto-, Anmelde-, Sitzungs- und Protokolldaten.

Welche Daten verarbeitet werden

Welche personenbezogenen Daten tatsächlich anfallen, hängt davon ab, wie Sie und Ihre Organisation das Cockpit nutzen:

• Konto und Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse, Bestätigungsstatus, gegebenenfalls Profilbild-Adresse bei Google-Anmeldung, Zeitstempel; das Passwort nur als kryptografischer Hash; bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung das zugehörige Geheimnis und die Backup-Codes.
• Sitzungen: Sitzungskennung, Ablaufzeit, IP-Adresse und Browserkennung.
• Organisation: Mitgliedschaften, Rollen und Zusatzrechte, Einladungen sowie Bestätigungs- und Passwort-Reset-Links.
• Fachdaten der Organisation: Use Cases mit allen Workshop-Schritten, Unternehmensprofil, Fachbereiche, Systeme, hochgeladene Dokumente und deren ausgelesener Text, Freigaben mit Ersteller und Freigeber sowie KI-Ergebnisse. Personenbezogen sind diese Daten nur, soweit die Organisation Personenbezüge einträgt.
• Protokolle: ein Änderungsprotokoll (Audit-Log) mit Aktion, betroffenem Objekt, handelnder Person, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung; Status, Fehlerdaten und Tokenverbrauch von KI-Läufen; kurzlebige Zähler gegen missbräuchliche Anmeldeversuche; technische Server-Protokolle des Hosting-Anbieters.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Soweit wir in eigener Verantwortung handeln, stützen wir die Verarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Bereitstellung von Konto, Anmeldung und vertraglich vereinbartem Zugang: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse (IP-Adresse, Sitzungs- und Protokolldaten): unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Dienst nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• System-E-Mails wie Einladung, Bestätigung, Passwort-Reset und Freigabe-Benachrichtigung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Einladungen an noch nicht registrierte Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die Fachdaten, die eine Organisation eingibt, bestimmt die Organisation als Verantwortliche die Rechtsgrundlage.

KI-Funktionen mit Anthropic Claude

Für die KI-Funktionen nutzt das Cockpit Sprachmodelle von Anthropic (Claude). Die Anfragen laufen über eine kommerzielle Programmierschnittstelle (API) und werden über das AI Gateway von Vercel an Anthropic vermittelt. Es handelt sich nicht um einen Endkunden-Chat.

Daten gehen nur dann an das Sprachmodell, wenn eine berechtigte Person eine KI-Funktion auslöst, und nur der für diesen Schritt nötige Kontext: Inhalte des Use Cases und seiner bisherigen Workshop-Schritte, Unternehmensprofil, Fachbereiche, Systeme und KI-Kompetenz, ausgelesener Text hochgeladener Dokumente, Ihre Überarbeitungsanweisungen sowie beim Website-Scan öffentlich zugängliche Inhalte Ihrer Website. Passwörter, Sitzungsdaten, Integrationsschlüssel, Daten anderer Organisationen und das Audit-Log gehen nicht an das Modell.

Eingaben und Ausgaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Die KI erzeugt Entwürfe, Analysen und Vorschläge. Sie trifft keine Entscheidungen: Ergebnisse werden von Menschen geprüft, geändert, übernommen oder verworfen, und Freigaben erteilen Menschen. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

Dienstleister

Für den Betrieb setzen wir die folgenden Dienstleister ein. Soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind sie über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO eingebunden. Die Organisation wird darüber im AVV informiert.

• Vercel Inc., USA: Hosting der Anwendung (Region Frankfurt am Main), private Ablage hochgeladener Dokumente (Vercel Blob, Frankfurt am Main) und Vermittlung der KI-Anfragen (AI Gateway).
• Neon, USA: Datenbank mit Konto-, Organisations- und Fachdaten (Region Frankfurt am Main).
• Anthropic PBC, USA: Sprachmodelle Claude, nur mit dem Kontext des jeweiligen KI-Laufs.
• Firecrawl, USA: Abruf öffentlicher Website-Inhalte, nur wenn eine Organisation einen Website-Scan startet.
• Resend, USA: Versand der System-E-Mails (Empfängeradresse und Inhalt der Nachricht).
• Google, USA (optional): Anmeldung mit einem Google-Konto, nur wenn Sie diese Anmeldung wählen.
• Gamma, USA (optional): Erstellung von Präsentationen aus einer Entscheidungsvorlage, nur auf ausdrücklichen Klick und mit dem API-Schlüssel der Organisation.

Die Diktierfunktion nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers und startet nur, wenn Sie das Mikrofon einschalten. Manche Browser, etwa Google Chrome, schicken die Aufnahme dafür an den Browserhersteller. Diese Übertragung steuert Ihr Browser, nicht das Cockpit.

Übermittlung in Drittländer

Die genannten Anbieter haben ihren Sitz in den USA. Anwendung, Datenbank und Dokumentablage liegen in Frankfurt am Main; eine Übermittlung in die USA, etwa bei KI-Anfragen, bei der Auslieferung über Netzwerke der Anbieter oder bei Supportzugriffen, lässt sich dennoch nicht ausschließen. Solche Übermittlungen stützen sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO) beziehungsweise auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Sicherheit

Unter anderem schützen wir die Daten so:

• Jede Organisation hat einen eigenen, getrennten Datenbereich; der Server prüft bei jedem Zugriff Organisation, Rolle und Rechte und verweigert im Zweifel den Zugriff.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit zusätzlichen Einzelrechten, zum Beispiel für Freigaben.
• Verschlüsselte Übertragung per HTTPS/TLS; Passwörter nur als Hash; Sitzungs-Cookies mit den Attributen httpOnly und secure; optional Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Integrationsschlüssel verschlüsselt mit AES-256-GCM.
• Content-Security-Policy und weitere Sicherheits-Header; KI-Ausgaben werden vor der Anzeige bereinigt.
• Schutz beim Abruf von Websites gegen Server-Side Request Forgery und DNS-Rebinding.
• Änderungsprotokoll für relevante Änderungen und Freigaben.

Cookies und lokale Speicherung

Das Cockpit setzt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein und lädt Schriften vom eigenen Server. Gespeichert wird nur, was für den Dienst technisch nötig ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung,
• ein kurzlebiges Cookie, wenn Sie sich über eine Einladung registrieren,
• ein Cookie mit der gewählten Oberflächensprache,
• im lokalen Speicher Ihres Browsers: die Darstellung (hell oder dunkel), die Kennung eines laufenden KI-Laufs, damit er nach einem Neuladen weiterläuft, und der zuletzt geöffnete Workshop-Schritt.

Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist:

• Kontodaten, bis das Konto gelöscht wird. Die Löschung Ihres Kontos veranlassen Sie mit einer formlosen Nachricht an kontakt@iq-me.de.
• Sitzungen laufen spätestens sieben Tage nach der letzten Nutzung ab; mit dem Abmelden endet die Sitzung sofort.
• Einladungen sowie Bestätigungs- und Reset-Links verfallen nach ihrer Gültigkeitsdauer.
• Fachdaten, Audit-Log und KI-Laufdaten einer Organisation, bis die Organisation sie löscht oder die Organisation insgesamt gelöscht wird. Mit dem Löschen einer Organisation entfernen wir ihren gesamten Datenbereich einschließlich aller hochgeladenen Dokumente.
• Zähler gegen Anmeldemissbrauch nach wenigen Minuten; technische Server-Protokolle nach der Frist des Hosting-Anbieters, höchstens 30 Tage.
• Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten, bis zum Ende dieser Fristen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Inhalte, die eine Organisation in das Cockpit eingestellt hat, ist diese Organisation Ihre erste Anlaufstelle, weil sie über die Verarbeitung entscheidet. Wir unterstützen sie dabei. Für Konto-, Anmelde- und Sicherheitsdaten wenden Sie sich direkt an uns unter kontakt@iq-me.de.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine formlose Nachricht an kontakt@iq-me.de genügt.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Datenflüsse, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.